Aan de slag met werktijden.nl
Gefeliciteerd met je vertaalslag naar een makkelijkere, overzichtelijkere, en efficiëntere manier van werken! Om alles soepel te laten verlopen hebben wij speciaal voor je een mini stappenplan gemaakt.
Zodat je de juiste stappen doorloopt en snel aan de slag kunt gaan!
Het inrichten van nieuwe systemen kost altijd even tijd, zo ook voor Werktijden.nl. Hoe meer informatie je nu toevoegt, hoe beter werktijden de komende jaren met je mee kan werken. Onze tip is dan ook; neem de tijd hiervoor en plan een dagdeel apart zodat je alle aandacht hebt. Fouten zijn in haast namelijk snel gemaakt en dat zou zonde zijn.
STAP 1.
Afdelingen en posities aanmaken.
Je organisatie kan uit meerdere afdelingen bestaan, die je voor het maken van een planning liever los van elkaar inroostert. Je kunt deze afdelingen aanmaken en later koppelen aan de medewerker. Hierdoor zijn alleen de medewerkers zichtbaar die op deze afdeling ingeroosterd kunnen worden.
Wanneer een positie aangemaakt is kan deze aan de medewerker gekoppeld worden. Deze verschijnt achter de naam van de medewerker.
Zo kun je makkelijker en overzichtelijker plannen.
STAP 2.
Standaard verlof invoeren.
Je kan gemakkelijk de Standaard verlofuren toevoegen.
Standaard staat deze op 40 uur (fulltime dienstverband). Dit is wettelijk goed voor 160 verlofuren. Als deze waardes afwijken kun je het zelf aanpassen. Werktijden.nl houdt in het vervolg de nieuwe waardes aan en berekent op basis hiervan het verlofsaldo van de medewerkers.
Wanneer een medewerker een contract heeft voor minder dan het fulltime dienstverband, zal het systeem na ratio berekenen (op basis van de standaard waardes) op hoeveel verlofuren de medewerker recht heeft.
STAP 3.
Medewerker stamgegevens aanmaken.
De allerbelangrijkste stap is het aanmaken van medewerkers en het toevoegen van de bijbehorende gegevens. Het is niet mogelijk om een rooster te maken zonder dat medewerkers zijn aangemaakt. Daarom dienen de medewerkers eerst aangemaakt te worden in Werktijden.nl
Zorg ervoor dat alle NAW-gegevens inclusief email adres en mobiele telefoonnummer zijn ingevoerd. Zodat medewerkers op de hoogte gebracht kunnen worden van hun rooster, diensten en verlof. Voer daarnaast ook een arbeidsovereenkomst in. De gegevens die je hier invult zijn van waarde voor de rest van het systeem.
Zo berekent Werktijden.nl automatisch het aantal verlofuren waar een werknemer recht opheeft, aan de hand van de ingevoerde uren in de overeenkomst.
STAP 4.
Standaard diensten aanmaken.
Standaard diensten aanmaken zorgt ervoor dat je nog sneller een rooster kunt maken. Doordat je deze tijden al hebt ingevoerd, hoef je alleen nog maar de dienstsoort te selecteren.
STAP 5.
Rooster maken.
Nadat je de standaard dienst hebt aangemaakt, is het nu tijd om het rooster aan te maken. Hiermee kun je jou medewerkers laten weten wanneer zij verwacht worden om een dienst te werken. Deze diensten kunnen de medewerkers terugvinden in hun persoonlijke account via de desktop versie en de gratis te downloaden app voor iOS en Android van Werktijden.nl.
In het rooster is het mogelijk om zelf diensten in te plannen en deze te herhalen, maar ook om standaard diensten in te plannen. Door diensten te laten herhalen kun je door één keer te plannen het rooster voor een geheel jaar maken. Wanneer er wisselende tijden op wisselende dagen zijn, dienen deze apart van elkaar ingeroosterd te worden.
Je kunt ook openstaande diensten aanmaken waarop medewerkers zich kunnen aanmelden. Na aanmelding van de medewerkers kun je selecteren wie de dienst mag draaien.
Wanneer er een verlofaanvraag goedgekeurd wordt zal de dienst welke de medewerker had, ook omgezet worden naar een openstaande dienst. Dit zodat je het gat wat is ontstaan, op kan vullen.
STAP 6.
Webgebruiker aanmaken.
Om medewerkers toegang te geven tot hun eigen account en de mobiele app dient er een webgebruiker aangemaakt te worden. Hierbij geef je de medewerker op zijn niveau rechten om inzicht te krijgen via de app van Werktijden.nl. In de uitnodiging die je verstuurd kun je indien gewenst nog aanvullende informatie toevoegen.
Het is handig om je medewerkers vooraf te informeren over de overstap en nieuwe manier van communiceren betreffende werktijden en verlof. Meld ook vooral dat alle communicatie omtrent werktijden en verlof uitsluitend via werktijden.nl zal verlopen. Zo hou je alles overzichtelijk en zorg je ervoor dat er één kanaal is waarop gecommuniceerd kan worden.
Gefeliciteerd met je eerste integratie van Werktijden.nl! Wanneer je nog vragen hebt kan je terecht in onze online Help Center. Hier zijn alle veelgestelde vragen te vinden. Ook zijn wij op werkdagen telefonisch te bereiken op 088-0550550 of kun je ons e-mailen via info@werktijden.nl.