Aan de slag met werktijden.nl

Gefeliciteerd met uw vertaalslag naar een makkelijkere, overzichtelijkere, en efficiëntere manier van werken! Om alles soepel te laten verlopen hebben wij speciaal voor u een mini stappenplan gemaakt.
Zodat u de juiste stappen doorloopt en snel aan de slag kunt gaan!

Het inrichten van nieuwe systemen kost altijd even tijd, zo ook voor Werktijden.nl. Hoe meer informatie u nu toevoegt, hoe beter werktijden de komende jaren met u mee kan werken. Onze tip is dan ook; neem de tijd hiervoor en plan een dagdeel apart zodat u alle aandacht heeft. Fouten zijn in haast namelijk snel gemaakt en dat zou zonde zijn.

STAP 1.
Afdelingen en functies aanmaken.
Uw organisatie kan uit meerdere afdelingen bestaan, welke u voor het maken van een planning liever los van elkaar inroostert. U kunt deze afdelingen aanmaken en deze later koppelen aan de medewerker. Hierdoor zijn alleen de medewerkers zichtbaar die op deze afdeling ingeroosterd kunnen worden.

Wanneer een functie aangemaakt is kan deze aan de medewerker gekoppeld worden. Deze verschijnt dan achter de naam van de medewerker.
Zo kunt u makkelijker en overzichtelijker plannen.

STAP 2.
Standaard verlof invoeren.
Standaard verlofuren toevoegen kunt u makkelijk instellen.

Standaard staan deze op 40 uur (fulltime dienstverband). Dit is wettelijk goed voor 160 verlofuren. Als deze waardes anders zijn kunt u deze zelf aanpassen. Werktijden.nl houdt in het vervolg deze nieuwe waardes aan. Het systeem berekend vanuit deze waardes het verlofsaldo van de medewerkers.

Wanneer een medewerker een contract heeft voor minder dan het fulltime dienstverband, zal het systeem na ratio berekenen (op basis van de standaard waardes) op hoeveel verlofuren de medewerker recht heeft.

STAP 3.
Medewerker stamgegevens aanmaken.
De allerbelangrijkste stap is het aanmaken van medewerkers en het toevoegen van de bijbehorende gegevens. Het is niet mogelijk om een rooster te maken zonder dat medewerkers zijn aangemaakt. Daarom dienen de medewerkers eerst aangemaakt te worden in Werktijden.nl

Zorg ervoor dat alle NAW-gegevens inclusief email adres en mobiele telefoonnummer zijn ingevoerd, zodat medewerkers op de hoogte gebracht kunnen worden van hun rooster, diensten en verlof. Voer ook een arbeidsovereenkomst in. De gegevens die u hier invult zijn van waarde voor de rest van het systeem.

Zo berekend Werktijden.nl automatisch het aantal verlofuren waar een werknemer recht opheeft, dit aan de hand van de ingevoerde uren in de overeenkomst.

STAP 4.
Standaard diensten aanmaken.
Standaard diensten aanmaken zorgt ervoor dat u nog sneller een rooster kunt maken. Doordat u deze tijden al heeft ingevoerd hoeft u alleen nog maar het dienstsoort te selecteren.

STAP 5.
Rooster maken.
Nadat u de standaard diensten heeft aangemaakt, is het nu tijd om het rooster aan te maken. Hierdoor kunt u uw medewerkers laten weten wanneer zij verwacht worden om een dienst te werken. Deze diensten kunnen de medewerkers terugvinden in hun persoonlijke account en inzien via de desktop versie en via de gratis te downloaden app voor iOS en Android van Werktijden.nl. 

In het rooster is het mogelijk om zelf diensten in te plannen en deze te herhalen, maar ook om standaard diensten in te plannen. Door diensten te laten herhalen kunt u door één keer te plannen het rooster voor een geheel jaar aanmaken. Wanneer er wisselende tijden op wisselende dagen zijn, dienen deze apart van elkaar ingeroosterd te worden. 

U kunt ook openstaande diensten aanmaken waarop medewerkers zich kunnen aanmelden. Na aanmelding van de medewerkers kunt u selecteren wie de dienst mag draaien.

Wanneer er een verlofaanvraag goedgekeurd wordt zal de dienst welke de medewerker had, ook omgezet worden naar een openstaande dienst. Dit zodat u het gat wat is ontstaan op kan vullen.

STAP 6.
Webgebruiker aanmaken.
Om medewerkers toegang te geven tot hun eigen account en de mobiele app dient er een webgebruiker aangemaakt te worden. Hierbij geeft u de medewerker op zijn niveau rechten om inzicht te krijgen via de app van Werktijden.nl. In de uitnodiging die u verstuurd kunt u, indien gewenst nog aanvullende informatie toevoegen.

Het is handig om uw medewerkers vooraf te informeren over de overstap en nieuwe manier van communiceren betreffende werktijden en verlof. Meld ook vooral dat alle communicatie omtrent werktijden en verlof uitsluitend via werktijden.nl zullen verlopen. Zo houdt u alles overzichtelijk en zorgt u er voor dat er één kanaal is waarop gecommuniceerd kan worden.

Gefeliciteerd met uw eerste integratie van Werktijden.nl! Wanneer u nog vragen heeft kunt u terecht in onze online Help Center. Hier zijn alle veelgestelde vragen te vinden. Ook zijn wij op werkdagen telefonisch te bereiken op 088-0550550 of kunt u ons e-mailen via info@werktijden.nl.

Heeft u het antwoord gevonden?